Kumpulan Management Proyek

1.       Jelaskan faktor yang menyebabkan proyek gagal?

·         Persyaratan tidak lengkap : faktor penyebab karena kurangnya user input

·         Kurangnya keterlibatan pengguna :  disebabkan karena persyaratan yang tidak lengkap . 

·         Kurangnya sumber daya : disebabkan karena adanya pengubahan spesifikasi dan persyaratan pada saat project sedang berjalan/ di kerjakan

·         Ekspetasi atau harapan yang tidak jelas : disebabkan dalam pengerjaan nya project tidak mendapatkan dukungan dari pelaksana project

·         Mengubah persyaratan dan spesifikasi : pengubahan yang biasanya dilakukan saat setengah dari proyek selesai dikerjakan sehingga menyebabkan proyek harus membutuhkan waktu yang lama.

·         Kurangnya perencanaan : proyek sebelum di kerjakan haru s memiliki perencanaan yang lengkap dari waktu, budget dan sumber daya pengerjaan proyek aga r proyek terselesaikan tepat waktu.

·         Kurangnya management IT : kurang nya sumber daya adalah satu kendala yang ada pada pengerjaan proyek, selain itu kerangka kerja yang tidak realistis tidak dapat menentukan sumber daya yang tepat untuk pengerjaan proyek.

·         Tidak mengerti teknologi : perubahan teknologi yang jua memperngaruhi dari pengerjaan proyek sehingga menuntut untuk mempunyai orang yang lebih expert dalam bidangnya.

2.       jelaskan tentang Project Management Body of Knowledge (PMBOK)?

Adalah : kumpulan proses dan area pengetahuan secara umum diterima sebagai praktik terbaik dalam disiplin ilmu manajemen proyek. PMBOK diterbitkan oleh PMI (Project Management Institute). Area pengetahuan (knowledge area) dalam PMBOK adalah sebagai berikut :

·         Project Integration Management : yang berfokus pada pengembangan perencanaan, ekseskusi dan kontrol perubahan

·         Project Scope Management :  menyediakan jaminan bahwa proyek didefinisikan dengan akurat dan lengkap  dan semua akan selesai sesuai dengan rencana.

·         Project Time Management :  penting untuk mengembangkan, memantau, dan mengelolah jadwal project.

·         Project Cost Management : jamina n budget proyek dalam mengembangkan dan melengkapi dalam persetujuan pembuatan proyek.

·         Project Quality Management : berfokus pada perencanaan,

pengembangan, dan pengelolaan kualitas lingkungan yang memungkinkan proyek memenuhi atau melampuai kebutuhkan stakeholder atau ekspetasinya.

·         Project Human Resources Management : berfokus pada pembuatan dan pengembangan team proyek serta pemahaman dan respon yang tepat untuk perilaku dari sisi proyek management.

·         Project Communications Management : mengomukasikan waktu  dan informasi yang akurat tentang project untuk stakeholder proyek.

·         Project Risks Management : berhubungan dengan identifikasi  dan respon yang tepat untuk resiko yang dapat berdampak pada proyek.

3.       gambarkan methodology proyek IT?

Process for  developing a business case

Business Case adalah analisis dari nilai organisasi , kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek.

Atribut kriteria Business Case yang baik:

- Perincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat

- Jelas membandingkan alternatif

- Secara obyektif mencakup semua informasi yang berhubungan

- Sistematis dalam hal merangkum temuan

4.       jelaskan tentang MOV?

MOV adalah keseluruhan tujuan dan ukuran keberhasilan dari proyek.

Kriteria penting dari MOV:

- Tujuan proyek

- Mengukur keberhasilan

- Harus terukur

- Memberikan nilai bagi organisasi

- Harus disepakati

- Harus dapat dibuktikan pada akhir proyek

- Memandu proyek sepanjang siklus hidupnya

- Harus menyesuaikan dengan strategi dan tujuan organisasi

Tahap-tahap mengembangkan MOV:

- Mengidentifikasi area dari dampak yang diinginkan

- Mengidentifikasi nilai yang diinginkan dari proyek TI

- Mengembangkan bidang yang sesuai

- Menetapkan batasan waktu untuk mencapai MOV

- Memastikan dan mendapat persetujuan dari stakeholder proyek

- Merangkum MOV dengan singkat dan jelas

5.       tuliskan isi yang ada di bussines template?

·        Cover page

o   Title , subtitle

o   Autohor and address

o   date

·        Executive summary

·        Intoduction

o   Background

o   Situasi saat ini

o   Deskripsi masalah dan kesempatan

o   Project MOV

·        Alternatives

·        Analysis of alternatives

o   Metodelogy bagaimana laternatif di analisis

o   Hasil persentasi membandingkan beberapa alternatif

o   Tujuan rekomondasi

6.       jelaskan tentang project charter & project charter template?

Project Charter adalah penyampaian penting untuk tahap kedua dari metodologi proyek TI. Hal ini menentukan bagaimana proyek akan diatur dan bagaimana alternatif proyek yang direkomendasikan dan disetujui untuk pendanaan akan dilaksanakan.

Project charter  template di gambar kan untuk membuat kerangka kerja perencanaan proyek dimana langkah-langkah dan proses nya digunakan untuk menjelaskan detail dari proyek yang akan mendukung proyek MOV.

Template proyek charter terdiri dari :

·         project nama dan identifikasi

·         stakeholder proyek

·         proyek deskripsi

·         MOV

·         Scope proyek

·         Ringkasan budget proyek

·         Quality issues

·         Sumber daya yang di perlukan

·         Asumsi dan resiko

·         Proyek administrasi

·         Penerimaan dan persetujuan

·         Referensi

·         Terminology

·         Lampiran

Project Charter Template:

Struktur Organisasi :

- Fungsional

- Matriks

- Project-based

Macam-macam team:

·         Work Groups

·         Pseudo Teams

·         Potential Teams

·         Real Teams

·         High Performance Teams

7.       Project Manager adalah orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek. Tanggung jawab manajemen proyek utama meliputi : menciptakan tujuan proyek yang jelas dan dapat dicapai , menyusun kebutuhan proyek, dan scope, schedule, dan budget.

Pendekatan Balanced ScoreCard (BSC):

Penyebab kegagalan

- Variabel non finansial salah diidentifikasi sebagai penyebab utama

- Metrik didefinisikan dengan tidak benar

- Tujuan untuk perbaikan-perbaikan dinegosiasikan tidak berdasarkan pada persyaratan

- Tidak ada cara sistematis untuk memetakan tujuan-tujuan tingkat tinggi

- Mengandalkan percobaan and kesalahan sebagai metodologi

- Tidak ada hubungan kuantitatif antara hasil non-finansial dan finansial yang diharapkan

Project Team

Organization and project planning organizational Structure

Project organizational

WBS

WBS (work breakdown structure) merupakan dekomposisi logis dari pekerjaan yang harus

dilakukan dan berfokus pada bagaimana produk, jasa, atau hasil dibagi secara alami . Ini adalah garis

besar apa pekerjaan yang harus dilakukan.

Contoh WBS :

Project time management :

·         Definisi aktivitas : mendefinikan aktifitas apa yang harus dilengkapi untuk memproduksi delivreables scope proyek.

·         Keseimbangan aktivitas : menentukan apakah aktivitas  dapat lengkap dalam urutan atau paralel dan beberapa defendensi yang mungkin ada diantara mereka.

·         Estimasi sumber daya aktivitas : mengidentifikasikan tipe sumber daya  dan kualitas sumber daya yang dibutuhkan untuk dilaksanakan.

·         Estimasi durasi aktivitas : estimasi waktu untuk melengkapi  beberapa aktivitas.

·         Pengembangan jadwal : bedasarkan ketersediaan sumber daya, aktivitas urutan mereka, dan estimasi waktu sebuah jadwal untuk seluruh budget yang dapat dikembangkan.

·         Jadwal kontrol : memastikan proses yang tepat  dan prosedur  di tempat dalam rangka untuk pengubahan pengontrolan untuk project schedule.

8.       jelaskan scope management proses berdasarkan perencanaan dan proses?

·        Scope Planning : mendefinisikan ruang lingkup dan bagaimana di verifikasi dan dikontrol untuk semua proyek. Merupakan proses, peralatan dan teknik yang akan digunakan oleh project team untuk mendefinisikan dan mengelolah proyek.

·        Scope Definition : detail dari scope management yang mendefinisikan apa pekerjaan yang akan dan tidak akan menjadi bagian proyek dan akan menjadi dasar untuk keputusan semua proyek di masa depan.

·        Create Work Breakdown Structure : dekomposisi atau membagi deliverables proyek utama ke lebih kecil atau ke komponen yang lebih bisa di kelola.

·        Scope Verification : konfirmasi dan penerimaan resmi bahwa scope proyek akurat, lengkap, dan mendukung proyek MOV.

·        Scope Control : memastikan yang di kontrol adalah tempat yang diusulkan untuk di kelola dalam perubahan scope ruang lingkup proyek yang di atur.

Keuntungan dari scope control:

- Menjaga manajer proyek dalam pengendalian proyek.

- Memungkinkan tim proyek untuk tetap fokus dan pada jalur proyek.

Diagram learning Cycle :

9.       Apa yang di maksud dengan teknik delphi ?

Teknik Delphi melibatkan beberapa ahli yang mencapai konsensus tentang topik ter tentu atau

masalah. Meskipun teknik Delphi umumnyadigunakan untuk kelompok pengambilan keputusan, dapat menjadi alat yang berguna untuk memperkirakan saat surat perintah waktu dan uang usaha ekstra.

10.   Apa yg di maksud dengan time boxing ?

Time Boxing adalah teknik dimana sebuah kotak waktu yang dialokasikan untuk suatu aktivitas tertentu atau tugas. Alokasi ini lebih didasarkan pada kebutuhan daripada hanya pada dugaan.

11.   Apa pengertian dari COCOMO ?

COCOMO adalah singkatan Constructive COst MOdel , yang digunakan untuk memperkirakan biaya, usaha, dan jadwal.

Model COCOMO asli menerima minat luas dan merupakan model terbuka, yang berarti bahwa semua persamaan yang mendasari , asumsi, definisi , dan seterusnya adalah tersedia untuk publik. Model COCOMO asli berdasarkan studi dari 63 proyek dan merupakan hirarki model estimasi.

Heuristik adalah aturan praktis. Pendekatan Heuristik mengandalkan pada kenyataan bahwa kegiatan dasar yang sama akan diperlukanuntuk suatu proyek pengembangan perangkat lunak khas dan kegiatan-kegiatan ini akan memerlukan persentase yang dapat diprediksi dari upaya keseluruhan.

bagaimana menentukan schedule dan budge